Sono sempre di più le aziende che implementano sistemi di gestione documentale nelle proprie procedure quotidiane: forse l’ufficio “paperless” di cui da tanti anni si parla come di una meta impossibile è davvero alle porte.

Ma nel frattempo tocca a tutti, anche a chi è meno ferrato nel campo dell’informatica e nel suo linguaggio, apprendere i termini relativi a queste tecnologie, così da poter comunicare con chiarezza – e interpretare quanto si legge o si sente – nell’ambito della digitalizzazione dei documenti aziendali.

E poiché, spesso, le parole più misteriose in campo informatico sono le sigle, specie per chi non ha un inglese perfetto, ci siamo fatti preparare un piccolo glossario degli acronimi più comuni dai tecnici di datasis, un’azienda (www.datasis.it) specializzata nella realizzazione di sistemi di gestione documentale.

OCR

OCR significa, in inglese, Optical Character Recognition, il che in italiano si traduce con “riconoscimento ottico dei caratteri”. In breve, questa sigla identifica quei software che sono in grado di analizzare la scansione di  un documento (che è, di per sé, un’immagine) e riconoscere al suo interno i caratteri come lettere e numeri. Questo permette di convertire quella scansione in un documento digitale con un contenuto riconoscibile, e quindi modificabile e indicizzabile.

EDC

La sigla EDC si traduce con “Cattura Elettronica dei Documenti” (in inglese, Electronic Document Capture). È un termine che include una vasta serie di processi, che vanno dal momento della scansione dei documenti, al riconoscimento del loro contenuto, alla conversione delle immagini eventualmente presenti. Se vogliamo, è il termine ombrello che contiene in sé tutte le fasi di cui si compone il procedimento di conversione di un documento da cartaceo a digitale.

EDMS

Electronic Document Management System, o Sistema di Gestione dei Documenti Elettronici: è facile capire come questa sigla sia fondamentale nel settore della digitalizzazione documentale. Si tratta in breve della definizione sintetica di quel che deve fare un sistema in questo settore: gestire – ossia capire, identificare, indicizzare, archiviare e recuperare – una mole di documenti che, in cartaceo, occuperebbero spazio e richiederebbero tempo per il recupero, e sono invece immateriali e di reperimento istantaneo una volta convertiti al digitale.

KM

LM non sta qui per chilometro, ma per Gestione delle Conoscenze, in inglese Knowledge Management,. È una sigla che si applica a quei sistemi che gestiscono l’accesso dei documenti rilevanti ai responsabili aziendali, così da condividere facilmente le informazioni.

WCM

Web Content Management: la Gestione su Rete dei Documenti è una realtà da quando anche la presenza web delle aziende è stata coinvolta dal processo di gestione delle informazioni. Il WCM estende alla rete internet permette la gestione, l’immagazzinamento e la pubblicazione dei documenti digitalizzati, e permette di stabilirne permessi e priorità di accesso personalizzate.

WFM

WFM è l’abbreviazione di Workflow management, in italiano Gestione del Flusso di Lavoro. Molto spesso la realizzazione dei documenti aziendali passa attraverso una trafila dove molti attori aggiungono un contributo o una vidimazione, e il WFM è il sistema che rende facile ed efficiente questa procedura.

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