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Avete mai inviato una email senza inserire l’ allegato che volevate spedire? Che figura… e che rincorsa per rimpiazzare le mail inviate….

Vi piacerebbe che il computer vi avvisasse subito prima dell’invio per evitare la figuraccia e la perdita di tempo di richiamare i messaggi e annoiare i destinatari con mail inutili? Si?
La soluzione al problema esiste, ed é pure Poka Yoke (a prova di distrazione).

Alcuni servizi di posta (Gmail, per esempio) hanno una funzione che, monitorando il testo all’interno del messaggio, se trovano parole che iniziano con “alleg” o “attach” verificano che ci sia un allegato all’atto dell’invio, e, in caso non ci fosse chiedono se l’azione é voluta oppure no, prima di inviare definitivamente l’email.
Ovviamente, é possibile avere dei falsi positivi, ad esempio se scrivo al signor Allegri che non sono d’accordo con la formazione che ha messo in campo domenica, prima di inviare il messaggio il sistema mi chiederà se è corretto che manchi l’ allegato.
Personalmente preferisco avere un avviso a cui rispondere “si, voglio mandarla senza allegato” piuttosto che cadere nell’errore, errore che di solito si commette quando si ha fretta e che ruba ulteriore tempo prezioso. Cosi come é possibile commettere l’errore se nel testo non si citano ALLEGati o ATTACHments ma si parla di “invio di files” o genericamente di “documento”. Meglio però eliminare la casistica più frequente per davvero, piuttosto che parlare all’infinito di come teoricamente non si possa trovare un sistema infallibile al 100%, senza far nulla di concreto.

 

Voi che ne dite, vi piacerebbe averlo un avviso di questo tipo?
Se si, al seguente link viene spiegato come attivarlo anche sul client Outlook, uno dei più diffusi programmi di gestione delle email, che ne é sprovvisto.
https://sites.google.com/site/markbird/home

E‘ curioso notare come Google abbia aggiunto valore ad un servizio gratuito (Gmail) senza concludere con un bel “ecchissenefrega, già lo diamo gratis il servizio, non potranno lamentarsi se manca questa funzionalità” mentre Microsoft, che si fa pagare per le licenze di Outlook, non sia arrivata a dare una funzione utile, che costa poche righe di codice, ai propri clienti paganti.
Differenti filosofie, differente attenzione al cliente, ma soprattutto, differente uso delle idee e differente filosofia di execution. Anticipare le esigenze del mercato é la chiave in queste situazioni, da qui la massima di Henry Ford che vi propongo oggi.

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A proposito dell'autore

Ivan è Executive Lean Manager, Author e Coach. Possiede le certificazioni MBB, CPIM e PMP. La sua passione sono le tematiche legate a tutte le nuove metodologie di management e di leadership. E' autore dei libri "Applicare il problem solving" e "Applied problem solving". Lavora come Continuous Improvement Manager presso CIRCOR Pibiviesse e collabora con Business Schools su docenze e coaching su differenti tematiche di impronta manageriale e organizzativa.

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